O Microsoft Planner é um aplicativo do Office 365 que permite gerenciar o trabalho em equipe e as tarefas de forma eficiente. Neste artigo, exploraremos as possibilidades e benefícios do Planner e mostraremos como você pode começar a usá-lo hoje mesmo.
O que é o Microsoft Planner?
O Planner é uma solução para organizar o trabalho em equipe e as tarefas, semelhante a outras ferramentas de gerenciamento de tarefas e projetos, como Asana, Slack e Trello. O Planner faz parte do Office 365 e está disponível como um dos aplicativos do pacote. Ele permite que as equipes criem tarefas em diferentes "planos", atribuam essas tarefas a diferentes usuários, adicionem arquivos e acompanhem o progresso das tarefas por meio de painéis de controle.
Quem pode usar o Office 365 Planner?
O Planner está incluído nos seguintes planos de assinatura do Office 365: todos os planos Enterprise (E1, E3 e E5), Business Essentials, Premium e Education. O Planner é automaticamente ativado para todos os usuários dentro da organização, mas os administradores podem ajustar as permissões de acesso em nível de usuário.
Por que usar o Planner?
Existem duas razões principais pelas quais muitas organizações optam por usar o Planner para gerenciamento de tarefas e projetos: integração com outras soluções da Microsoft e custo.
Integrações com a Microsoft: O Planner se integra nativamente a todos os outros aplicativos do Office 365. Isso significa que você pode aproveitar a sinergia entre os diferentes aplicativos e trabalhar de maneira mais eficiente. Algumas integrações úteis incluem:
- Integração de tarefas com o Outlook
- Adição de documentos do SharePoint às tarefas
- Discussões de projetos no Teams e início de videoconferências
Ao usar outras ferramentas de gerenciamento de tarefas e projetos, você geralmente precisa alternar entre diferentes aplicativos, o que pode dificultar a conexão de informações e diminuir a produtividade.
Custo: Se você já possui o Office 365 em sua organização, é provável que já tenha acesso ao Planner. Isso significa que você pode economizar em custos de licenciamento de outras ferramentas externas, aproveitando os recursos do Planner.
Como começar com o Planner?
Criando um plano
O Planner está intimamente integrado aos Grupos do Office 365. Se você já criou um grupo anteriormente, um plano já foi automaticamente criado para você. Você pode encontrar o plano na página inicial do Planner. Da mesma forma, ao criar um plano, um grupo do Office 365 é criado automaticamente nos bastidores. Isso facilita a colaboração não apenas no Planner, mas também em outros aplicativos, como OneNote, Outlook, OneDrive e muito mais.
Se você ainda não tem um plano, pode criar um facilmente. Basta clicar em "Novo plano" no canto superior esquerdo e preencher as informações no pop-up.
Adicionando membros
Através do ícone de três pontos no canto superior direito do ambiente do seu novo plano, você verá a opção "Membros". Clique nela para acessar o grupo que foi automaticamente criado com o plano.
Na página do grupo, você encontrará a opção "Adicionar membros", onde poderá adicionar novos membros pesquisando por nome ou endereço de e-mail.
Criando tarefas
Depois de criar o plano e adicionar membros, você pode começar a criar tarefas. Clique no ícone "+" dentro do plano e insira um nome e uma data de conclusão para a tarefa. Em seguida, atribua a tarefa a você mesmo ou a um de seus colegas e clique em "Adicionar tarefa".
Depois de criar uma tarefa, você pode clicar nela para adicionar mais detalhes, se necessário. Você pode adicionar uma data de início, uma descrição, uma lista de verificação ou um anexo (que pode ser um arquivo do OneDrive ou um arquivo carregado). À direita, você também verá pequenas abas coloridas, semelhantes a post-its, que permitem atribuir uma cor às suas tarefas.
Acompanhando o progresso
Através do botão "Hub do Planner", você pode ver uma visão geral de seus planos e o progresso deles. As informações mais importantes são apresentadas de forma visual e simples.
Você pode ver quantas tarefas estão atrasadas, em andamento, não iniciadas e concluídas em cada plano.
As tarefas em si podem ser visualizadas em diferentes modos. Você pode alternar entre as guias "Quadro", "Gráficos" e "Planejamento".
- Na visualização "Quadro", você verá suas tarefas como blocos. Para facilitar a organização, você pode dividir as tarefas em "buckets" (colunas). Basta arrastar e soltar as tarefas entre os buckets. As tarefas atrasadas são exibidas em vermelho e você pode marcar as tarefas como "concluídas" com um único clique.
- A visualização "Gráficos" oferece uma visão geral de alto nível das tarefas em um plano. Elas são divididas de acordo com seu status: não iniciadas, atrasadas, em andamento e concluídas. Além disso, você pode ver a quem as tarefas estão atribuídas. Essa visualização é útil para acompanhar rapidamente o status de seus projetos.
- Através da visualização "Planejamento", você pode ver suas tarefas em um formato de calendário. Aqui, você pode arrastar e soltar tarefas para atribuir uma data a elas ou arrastar tarefas não planejadas para o calendário.
Integrando o Planner com o Outlook
Assim que uma tarefa no Planner tiver uma data de início ou conclusão, você pode optar por visualizá-la em seu calendário do Outlook. As instruções para fazer isso podem ser encontradas aqui. Além disso, você receberá lembretes por meio da experiência familiar do Outlook.
Com essas etapas, você terá uma boa introdução ao Microsoft Planner. Apesar de sua simplicidade, o aplicativo oferece muitos recursos, especialmente quando integrado a outros aplicativos do Office 365.
Se você tiver dúvidas sobre o Office 365 Planner, nossos especialistas em Office 365 terão prazer em ajudar. Entre em contato conosco pelo e-mail info@techne.be, pelo telefone 026690030 ou pelo formulário abaixo.